Diagramme de PERT : Ce que c’est et comment les utiliser

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Qu'est-ce qu'un diagramme de PERT ?

La technique d'évaluation et de révision des programmes, connue sous le nom de PERT, est un outil de gestion de projet qui vous aide à :

• Planifier les ressources pour des tâches spécifiques dans des projets à grande échelle ou complexes

• Comprendre les jalons

• Estimer les durées des tâches

• Organiser la portée du projet

Les jalons dans un diagramme de PERT sont représentés par des boîtes ou des cercles appelés nœuds. Les nœuds sont reliés par des flèches qui symbolisent l'ordre des tâches. Par exemple, vous ne pouvez pas peindre une pièce avant de l'avoir nettoyée, donc le nettoyage serait indiqué comme la première tâche et la peinture comme la seconde. Les nœuds et les lignes de tâches sur le diagramme de PERT peuvent contenir des informations sur chaque tâche et jalon, notamment :

• Nom et identifiant

• Type d'activité (catégorie ou département)

• Responsable de la tâche

• Durée prévue (optimiste, pessimiste, attendue)

• Date de début au plus tôt

• Date de début au plus tard

• Jalons

• Notes supplémentaires

À quoi sert un diagramme de PERT en gestion de projet ?

Les diagrammes de PERT sont généralement utilisés pour les grands projets comportant de nombreux éléments mobiles, mais même les petits projets complexes peuvent bénéficier de ce type d'outil visuel. Voici quelques avantages des diagrammes de PERT :

Simplifier les projets complexes.

Les projets complexes impliquent souvent plusieurs équipes ou départements travaillant sur des tâches connexes. Un diagramme de PERT vous aide à simplifier les projets complexes et à visualiser ce que chacun fait pour mieux comprendre comment les différentes pièces s'assemblent.

Clarifier les dépendances des tâches.

Votre diagramme de PERT peut vous aider à clarifier les dépendances des tâches. Vous pouvez visualiser et prioriser quelles tâches doivent être effectuées en premier ou simultanément, qui est responsable de l'exécution de chaque tâche et combien de temps chaque tâche prendra.

Faciliter la collaboration entre les départements.

Vous devrez peut-être réunir plusieurs départements et experts du domaine sur des projets importants ou multidimensionnels. Votre diagramme de PERT améliore la collaboration entre les départements et les experts en offrant un point de référence commun. Les diagrammes de PERT vous aident à voir l'ensemble, à comprendre qui est responsable de quoi et quand, et la meilleure façon de faire le travail.

Explorer des scénarios hypothétiques.

Un aspect important de la gestion de projet est l'évaluation des risques et la planification en conséquence. Un diagramme de PERT peut vous aider à explorer des scénarios hypothétiques pour déterminer :

• Quels scénarios sont les plus susceptibles de se produire

• Les conséquences potentielles des différents scénarios

• Les effets des changements en cours de projet

Par exemple, si votre projet implique la construction d'un nouveau site web, vous pourriez vouloir créer un diagramme de PERT avec plusieurs scénarios possibles qui pourraient avoir un impact sur le coût, le temps ou la qualité de votre produit.

Optimiser les ressources.

Les diagrammes de PERT fournissent une représentation visuelle des ressources requises pour chaque tâche. Les diagrammes de PERT vous aident à :

• Éliminer la surréservation des ressources.

• Identifier les zones de retard dans votre projet afin de pouvoir affecter plus de personnes ou de meilleurs équipements à ces tâches.

• Repérer les zones où vous avez une capacité excédentaire et ainsi libérer des ressources pour d'autres travaux.

Améliorer la visibilité du projet.

Les diagrammes de PERT offrent une vue d'ensemble de votre projet, ce qui peut être le meilleur moyen de comprendre les complexités d'un nouveau projet. La nature du diagramme de PERT permet à toutes les personnes impliquées dans le projet de voir l'ensemble et de comprendre comment leur travail s'intègre dans le processus global. Cela est particulièrement utile lorsque vous gérez des équipes à distance.

Visualiser les projets nouveaux ou complexes.

Si vous n'avez jamais réalisé un certain type de projet auparavant, un diagramme de PERT facilite la visualisation de l'agencement de tous les éléments. Cela vous permet de mieux comprendre ce qui est nécessaire pour prévenir les problèmes à chaque étape avant qu'ils ne surviennent.

Établir un délai d'achèvement précis.

Sans diagramme de PERT, la détermination du délai d'achèvement est une estimation éclairée basée sur l'expérience de projets similaires. Un diagramme de PERT peut donner plus de poids à votre estimation et faciliter la budgétisation du projet par la direction et l'allocation des ressources selon votre calendrier.

Diagramme de PERT vs diagramme de Gantt

Les diagrammes de PERT et de Gantt sont tous deux des outils visuels qui vous aident à maintenir votre équipe organisée et sur la bonne voie. Voici quelques distinctions à garder à l'esprit lors de la planification des projets :

Lorsqu'ils sont utilisés ensemble, ces diagrammes peuvent se compléter et fournir plus d'informations sur le potentiel d'un projet. En général, vous utiliserez un diagramme de PERT pour vous aider à cartographier toutes les tâches et les jalons impliqués dans un projet donné, puis vous utiliserez le diagramme de PERT pour créer votre diagramme de Gantt.

Diagramme de PERT vs méthode du chemin critique (CPM)

Un diagramme de PERT est un outil probabiliste axé sur les activités et les jalons, tandis que la méthode du chemin critique (CPM) est un diagramme déterministe axé sur les tâches, plus adapté aux projets prévisibles. En même temps, ils partagent des similitudes. Les diagrammes de PERT et CPM se ressemblent. Les deux outils découlent du concept de chemin critique, qui cartographie la série essentielle de tâches pour achever votre projet. Cependant, chaque approche diffère selon le scénario du projet.

Voici une comparaison côte à côte des diagrammes de PERT et CPM :

Les diagrammes de PERT sont excellents pour les situations où les activités et les délais sont imprévisibles, et si vous voulez mieux comprendre les tâches et le chemin critique. Les projets réussis sont généralement bien planifiés. Un plan de projet définit les éléments suivants d'un projet :

• Livrables

• Jalons

• Ressources

• Calendrier

Il vous aide à gérer la progression d'un projet du début à la fin et garantit que toutes les parties partagent les mêmes objectifs. 

Considérations pour l'utilisation des diagrammes de PERT

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lors de l'utilisation des diagrammes de PERT dans la planification de projet :

• La nature du diagramme de PERT et ses informations signifient qu'il est rarement possible de créer, analyser ou mettre à jour un diagramme de PERT de manière isolée. Vous devrez être prêt à travailler au sein d'un groupe plus large pour développer et utiliser cet outil.

• Les diagrammes de PERT peuvent rapidement devenir très complexes en raison de la grande quantité d'informations qu'ils contiennent. Vous devrez apprendre à mettre à jour, modifier et maintenir le diagramme de PERT pour éviter qu'il ne perde sa valeur en tant qu'outil de planification.

• Comme pour toute méthode de planification basée sur la probabilité et l'incertitude, la base subjective de certaines décisions peut être difficile. Il faut de l'expérience pour créer des diagrammes de PERT qui apportent de la valeur à un projet.

Quand utiliser un diagramme de PERT

Les diagrammes de PERT vous sont particulièrement utiles dans les phases d'initiation et de planification du cycle de vie du projet, notamment lorsque vous déterminez les interdépendances des tâches, estimez les délais du projet et choisissez le chemin critique du projet. Vous pouvez utiliser les diagrammes de PERT pour planifier et programmer des projets complexes avec de nombreuses tâches car ils vous aideront à organiser les tâches dans une structure logique.

Après avoir constitué votre équipe et la structure de découpage du projet (SDP), vous créerez le diagramme de PERT initial. La SDP est utilisée pour créer toutes les tâches qui sont ajoutées au diagramme de PERT.

Comment créer un diagramme de PERT

Voici cinq étapes pour créer un diagramme de PERT :

1. Identifier les tâches du projet.

Examinez le plan du projet et passez en revue les lots de travail orientés résultats (jalons) que vous avez identifiés dans votre SDP. Ceux-ci constitueront les nœuds individuels de votre diagramme de PERT.

2. Définir les interdépendances des tâches.

Examinez les tâches que vous avez identifiées pour le projet. Certaines tâches peuvent être réalisées indépendamment, mais d'autres nécessiteront que d'autres tâches soient terminées avant de pouvoir commencer. Identifiez quelles tâches sont dépendantes afin que cette information puisse être reflétée dans le diagramme de PERT.

3. Relier les tâches du projet.

Reliez vos tâches de projet avec des flèches montrant les dépendances et la direction du flux. Vous devrez apprendre les symboles courants, les représentations et autres notations qui sont les plus appropriés pour les diagrammes de PERT.

4. Estimer les délais des tâches, des jalons et du projet.

L'estimation du délai de chaque tâche aidera à déterminer les délais des jalons et le temps global du projet. Un bon diagramme de PERT vous montrera quelles tâches doivent être accélérées et lesquelles peuvent être retardées sans impacter le calendrier général de votre projet.

Pour estimer le délai de chaque tâche, vous utiliserez la formule PERT. Commencez par quantifier ces valeurs temporelles en unités telles que les jours ou les heures :

• Temps optimiste (O) : le temps minimum requis pour accomplir une tâche

• Pessimiste (P) : le temps maximum requis pour accomplir une tâche

• Plus probable (M) : une estimation du temps qu'une tâche prendra sans retards ni problèmes.

Ensuite, utilisez cette équation PERT de base pour déterminer le temps estimé (E) :

E = (O + 4P + M) / 6

Le temps estimé est égal à la valeur du temps optimiste, plus la valeur du temps pessimiste multipliée par quatre, plus la valeur du temps le plus probable, cette somme étant divisée par 6.

Par exemple, imaginez que vous construisez un site web. Vous pourriez dire que dans le meilleur des cas, le projet prend dix jours (O), sans retards ni problèmes. Dans le pire des cas, il prend vingt jours (P). Le plus probable, il prendra quinze jours (M). En utilisant la formule :

E = (10 + 60 + 20) / 6

E = 15 jours

Utilisez vos estimations pour prévoir quand vous atteindrez les jalons clés et pour déterminer si votre projet est dans les temps. Vous pouvez également examiner les valeurs pessimistes pour développer une date d'achèvement fiable, qui devrait tenir même si les choses ne se passent pas comme prévu.

5. Gérer la progression des tâches.

Suivez votre progression et faites des ajustements pour vous assurer que votre projet reste dans les temps. Vous utiliserez probablement une combinaison d'un diagramme de PERT et d'un diagramme de Gantt pendant la phase d'exécution du cycle de vie du projet.

Constituez votre boîte à outils de gestion de projet

La gestion de projet est l'art et la science de planifier, d'organiser et de gérer les ressources pour mener à bien un projet spécifique dans les délais et le budget impartis. En tant que chef de projet, vous disposez de divers outils pour exécuter vos projets. Si vous souhaitez améliorer vos compétences et obtenir un Certificat Professionnel pour votre CV, envisagez de suivre le programme Gestion de projet Google : Certificat Professionnel sur Coursera.